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多举措改善人防档案管理机制

发布时间:2018-12-03 11:26    来源:江西省人防办    字体显示:    阅读:{{ pvCount }}次
  随着经济的快速发展,各人防城市发展脚步加快,人防工程的数量与日俱增,因此,人防工程档案数量也随之增长。如何顺应新时势,做好人防档案管理,掌握准确的人防工程信息,并且建立起高质量的人防档案信息资源,提高城市信息防护能力,是人防档案管理工作需要思考的重要问题。本文主要就县级人防档案管理现状以及存在的问题,浅要分析了加强基层人防档案管理机制的几个措施。

  一、当前人防档案管理现状以及存在的问题

  随着信息技术的大力发展,信息化也逐渐成为了档案管理中重要的技术,创建信息检索方式,提供信息化的档案阅读服务,是新形势下档案管理的最优化管理方法,它能够最大实现档案的社会效益,为人们提供更便捷的档案利用渠道。建立人防档案信息管理机制已经是基层人防档案管理工作人员的共识,并在日常的工作中发挥了一定的作用,但以目前的状况来看,仍存在一些问题。

  主要问题体现在:第一,档案信息管理工作系统性不够,对档案管理没有清晰正确的认识,对于人防工程的基本档案管理采用比较老旧或者错误的方法进行保护,管理手段较为杂乱。第二,人事管理散乱,管理设备散乱;很多基层人防档案管理没有专门的档案管理部门和专职工作人员,并且信息化管理设备不齐全、不配套,交流困难,使得整体信息管理机制形同虚设。第三,综合利用程度低,档案信息管理机制的确定以及档案管理工作的实施,都是为了让其信息能够被更多人利用,创造出一定的社会效益。但实际上,由于基层档案管理缺乏宣传,许多民众都不知道存在档案信息借阅这一社会功能,使得人防工程档案利用率极低,其价值根本没有被实现。第四,档案管理人员主动服务意识不高,在档案管理工作实施过程中,许多档案工作人员缺乏工作创新意识,工作上谨小慎微,不积极进取,对于人防工程档案利用工作中,仍然是“你上门,我服务”的工作服务理念,缺乏主动服务意识。

  二、应建立完善的人防档案信息管理机制

  1. 人防档案资料收集的完整性

  人防重点县需要根据国家档案管理的规定,对于本地区的人防工程建设过程中的文件资料需要及时收集,在工程验收合格后,将档案交由基层人防主管部门。重视档案资料的完整性以及正确性,首先,需要注重工程施工进场之前的有关材料使用的收集工作,由项目审批建设开始直至竣工验收,全程进行施工资料收集,确保人防工程的全程资料得到记录。其次,还应该加强关键项目以及新型施工技术的资料的质量控制,人防工程建设档案一方面可以作为日后其他类似工程的参考文件,同时也是为该工程竣工后使用时提供依据。因此,对于新型施工资料以及关键项目的质量参数需要做到精确的记录,在档案管理过程中需要仔细审核,保证档案资料与实际工程情况是一致的。最后,需要运用经济手段进行管理机制的制约,需要在承建单位的承建合同中明确预留档案管理资金,进一步保证人防工程档案的准确性和系统性。

  2. 发挥人防档案的利用效用

  人防档案系统有着其系统的特殊性,在档案利用的时候,需要做好以下几个工作来更好的发挥人防档案的作用:第一,注重人防档案的科学分析;第二,拓宽人防档案信息渠道,做好全方位的信息收集工作。第三,注意人防档案的时效性,尤其是在信息化数字档案建设过程中,由纸质档案转变为电子档案需要一定的实践周期,再者档案本身还需要进行各部门逐层进行移交。第四,充分利用人防档案的信息性质,使其能够尽快转化成可供社会利用和生产的信息,变出社会效益。

  3. 建立专用档案信息网络,实现网络资源共享

  当前,网络技术、计算机技术、多媒体技术在档案工作中的深入应用,为档案信息公众化服务提供了最佳的技术手段和实现途径。基层档案部门应该监理档案信息网络,针对不同类型的档案建立专门的信息途径,如人防档案管理需要单独分类出来,提供更加便捷的信息共享方式。同时,还需要建立档案馆自身局域网、公众网、地方政务网来提供不同保密等级的人防工程信息资料。最后,需要最好数字化信息网络安全管理工作,建立数字档案馆在设计三网时都会考虑将其物理隔离,并设置专人进行日常管理和维护,保证信息安全。

  4. 建立完善的人防档案信息管理安全制度

  在收集到完整的、准确的人防工程建设信息后,相关工作者完成了相关的档案建立,那么接下来最重要的工作就是要建立完善的档案信息管理安全制度。如果安全工作不到位,那么档案很容易遭到损毁或者确实,到实际利用过程中无法提供,使得整个档案信息采集工作付之一炬。因此,基层人防档案管理部门应该做好安全管理措施,建立完善的安全管理制度。主要工作主要体现在:配备技术设备系统和档案装备系统,技术设备的配置需要注意消防安全,配备灭火器、火灾报警器等设备,还要注意中央温度调控设备的配置,因为大多数档案都是纸质档案,因此,存在一个最适应的保管温度,保证档案内页的质量。对于档案管理设备的配置主要是指建立数字化信息档案管工作,需要配备微机、服务器、存储设计、网络设备、输出设备、扫描仪器以及信息采集编辑设备等等硬件设备,保证信息化数字档案馆的正常运行。

  三、未来基层人防档案管理工作努力方向

  首先,加强队伍建设,提高管理人员的专业水平。县级政府要积极开展人防档案管理定期业务培训课程,以提高相关档案管理工作者的业务素质。同时还要进行思想指导,提高工作积极性,并积极主动的为社会人群提供帮助。

  其次,基层人防档案管理工作需要朝着更加专业化的发展方向去努力,坚持人防建设工程建设到哪里,档案工作就延伸至哪里。狠抓基层服务,做好基层建档工作,对于人防档案的收集、接收、归档、保管等环节工作做好,并做好登记、分类工作,实行科学管理。

  最后,实现人防档案保密与公开的有机管理,注意根据人防档案的保密等级的不同,实现不同权限、不同时间的利用方式,即追求信息的最大化使用价值,同时保证信息不会被危险分子利用。

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